Zollprüfung von Unternehmen: Was ist erlaubt, was wird geprüft?

Was wird im Rahmen einer Prüfung vom Zoll geprüft?

Was gemeinhin als Zollprüfung bezeichnet wird, umfasst vielmehr eine Vielzahl von unterschiedlichen Prüfungen, die durch den Zoll durchgeführt werden. Dazu gehören die folgenden:

1. Zollprüfung: Bei dieser Art der Prüfung stehen die Importe im Vordergrund. Es wird unter anderem überprüft, ob Waren die korrekten Zolltarifnummern zugeordnet und die Einfuhrabgaben korrekt bezahlt wurden.
2. Außenwirtschaftsprüfung: In diesem Fall geht es um die Exporte. Die Zollbeamten prüfen unter anderem, ob entsprechende Ausfuhrgenehmigungen vorliegen.
3. Außenprüfung: Diese stellt eine verbrauchsteuerrechtliche Prüfung dar.
4. Präferenzprüfung: In diesem Fall wird geprüft, ob die Präferenzpapiere für Warenexporte rechtmäßig ausgestellt wurden und tatsächlich gültig sind.
5. Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung: Hierbei wird unter anderem geprüft, ob Schwarzarbeit vorliegt, Angestellte den Mindestlohn erhalten und legal beschäftigt werden.

Zollprüfung wegen Schwarzarbeit, illegaler Beschäftigung und Mindestlohn

Auf diese Art der Zollprüfung müssen sich oftmals Unternehmen aus dem Baugewerbe oder der Gastronomie einstellen. Es muss kein Verdacht vorliegen, damit eine Prüfung stattfinden kann. Die Prüfer erscheinen hierbei im Gegensatz zu den anderen Prüfungsformen, auf die wir weiter unten eingehen, unangemeldet.

Bei der Zollprüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit können unter anderem die folgenden Dinge geprüft werden:

• Erhalten die Beschäftigten den Mindestlohn?
• Sind alle Beschäftigten zur Sozialversicherung angemeldet?
• Liegt Scheinselbstständigkeit vor?
• Werden Personen illegal beschäftigt?

Findet eine Zollprüfung zu Mindestlohn, Schwarzarbeit & Co. statt, haben Arbeitgeber und -nehmer gewisse Pflichten. Sie müssen es unter anderem zulassen, dass die Zollbeamten die Geschäftsräume bzw. das betreffende Grundstück betreten. Des Weiteren sind sie dazu verpflichtet, dem Zoll die benötigten Unterlagen vorzulegen und entsprechende Auskünfte zu erteilen.

Die Beschäftigten des Zolls dürfen dabei unter anderem in die folgenden Unterlagen Einsicht nehmen:

• Lohnabrechnungen
• Arbeitsverträge
• Verträge mit Subunternehmern
• Arbeitszeitnachweise
• Nachweise über Meldungen zur Sozialversicherung

Werden bei dieser Art der Zollprüfung Verstöße aufgedeckt, kann dies unter anderem hohe Geldbußen zu Folge haben. Wird beispielsweise nicht der Mindestlohn gezahlt, ist mit einer Geldbuße von bis zu 500.000 Euro zu rechnen.

Außenprüfung, Außenwirtschaftsprüfung & Co. – Welcher Ablauf ist vorgegeben?

Handelt es sich um eine Zollprüfung, Außenprüfung, Außenwirtschafts­prüfung oder Präferenzprüfung, so ist der Ablauf genau vorgegeben. Prüfungen dieser Art werden vom Sachgebiet D (Prüfungsdienst) des zuständigen Hauptzollamts durchgeführt.

Im Gegensatz zu Prüfungen, welche die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung vornimmt, werden diese im Vorhinein angekündigt. Der Unternehmer erhält dadurch ausreichend Zeit, um sich vorzubereiten.

Zur Ankündigung der Zollprüfung erhält der Unternehmer eine schriftliche, formelle Prüfungsanordnung. Nur in Ausnahmefällen kann davon abgesehen werden. In der Prüfungsanordnung wird dem Unternehmer unter anderem mitgeteilt, wann die Prüfung stattfindet sowie welcher Zeitraum und welche Steuerarten und Sachverhalte überprüft werden.

Aus dem letzten Punkt kann der Unternehmer bereits schließen, welche Unterlagen er vorlegen muss.

Welche Rechte hat der Prüfer und wie endet die Zollprüfung?

Der Unternehmer ist im Rahmen der Zollprüfung dazu verpflichtet, dem Prüfer Zugang zu den Betriebs- bzw. Geschäftsräumen zu verschaffen. Des Weiteren muss ihm ein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Es muss dem Prüfer möglich sein, die entsprechenden Geschäftsunterlagen einzusehen und der Unternehmer muss ihm alle notwendigen Auskünfte erteilen.

Die Zollprüfung endet mit einer Schlussbesprechung. Diese erlaubt es den Beteiligten unter anderem, noch strittige Fragen zu klären. Ergibt die Prüfung, dass sich die Besteuerungsgrundlage ändert, so hat der Unternehmer einen Rechtsanspruch auf diese Besprechung. Er kann jedoch auch darauf verzichten.

Hat der Zoll die Prüfung der Geschäftsunterlagen abgeschlossen, so wird ein Prüfungsbericht angefertigt. Dieser enthält alle wichtigen Informationen rund um die Zollprüfung. Auf dieser Grundlage beurteilt das zuständige Hauptzollamt den Sachverhalt hinsichtlich der Besteuerung.

Zollprüfung: Dank richtiger Vorbereitung dem Termin entspannt entgegensehen

Je nach Größe des Unternehmens kann die Zollprüfung durchaus einige Tage dauern. Eine gute Vorbereitung ist wichtig, damit der Prüfer seine Arbeit schnell und effizient verrichten kann.

Aus den Angaben, die Sie der Prüfungsanordnung entnehmen können, lässt sich bereits schließen, welche Unterlagen Sie vorlegen müssen.

Damit Sie diese schnell zur Hand haben, empfiehlt es sich, schon im Vorhinein entsprechende Strukturen bezüglich der Dokumentation von steuerlich relevanten Sachverhalten zu schaffen. In größeren Unternehmen sollten für jeden Teilbereich verantwortliche Personen festgelegt werden.

Besonders hilfreich ist es, wenn Sie die für die Zollprüfung benötigten Unterlagen in elektronischer Form vorliegen haben. Zusätzlich kann es helfen, wenn Sie im Vorhinein den letzten Prüfungsbericht studieren. So wissen Sie genau, welche Fehler in der Vergangenheit aufgetreten sind und können überprüfen, ob diese tatsächlich abgestellt wurden.

Viele Unternehmer fragen sich in puncto Zollprüfung, wie oft diese durchgeführt wird. Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht. Wann eine Prüfung vorgenommen wird, entscheidet die zuständige Zollverwaltung. Entweder gibt es einen konkreten Anlass für die Prüfung, beispielsweise wenn die Behörden einen Verdacht auf Verstöße haben, oder es handelt sich um einen rein routinemäßigen Vorgang. Kam es in der Vergangenheit bereits zu Unstimmigkeiten, so müssen Unternehmen damit rechnen, häufiger überprüft zu werden.

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