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Firmenwagen für Mitarbeiter: Versicherung, Steuer & Vorschriften

Von Thomas R.

Letzte Aktualisierung am: 27. Februar 2024

Geschätzte Lesezeit: 7 Minuten

Firmenwagen für Mitarbeiter gelten als Bonus – können jedoch auch Nachteile mit sich bringen

Regeln auf der Dienstfahrt: Wer zahlt den Bußgeldbescheid, wenn der Firmenwagen geblitzt wurde?
Regeln auf der Dienstfahrt: Wer zahlt den Bußgeldbescheid, wenn der Firmenwagen geblitzt wurde?

Sie denken darüber nach, den Arbeitgeber im nächsten Mitarbeitergespräch um einen Dienstwagen zu bitten? Oder er bietet es Ihnen von selbst an und Sie sind unsicher, welche Auswirkungen dieses Angebot haben könnte? Generell scheint es ein toller Bonus zu sein, der die meisten erst einmal begeistern dürfte. Allerdings sollten Sie zunächst abklären, ob der Firmenwagen mit einer Privatnutzung einhergeht, oder ob eine solche untersagt bleibt.

Darüber hinaus sollten Sie bedenken, dass auch ein Dienstauto nicht komplett kostenfrei für den Arbeitnehmer bleibt. Stattdessen gilt es, sich Gedanken über die Kfz-Steuer zu machen, denn diese entscheidet über den Nutzen vom Firmenwagen: Lohnt sich dieser oder stellt er eine neue (finanzielle) Belastung dar? Wir wollen im Folgenden auf die Einzelheiten eines Dienstwagens eingehen und welche Gesetze gelten, wenn Sie mit diesem unterwegs sind.

Spezifische Ratgeber zum Firmenwagen

Mit dem Dienstwagen einen Unfall verursacht? In einigen Fällen übernimmt der Arbeitgeber die Kosten.

Bei einem Unfall mit dem Firmenwagen zahlt nicht immer der Arbeitgeber. Je nachdem, ob leichte oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt, kann bein Unfall mit dem Dienstwagen auch der Arbeitnehmer dazu verpflichtet sein, anteilig die Schäden zu übernehmen. Wann welche Versicherung zahlt, lesen Sie in unserem Ratgeber. » Weiterlesen...

Eine Flottenversicherung ist für ein Unternehmen sehr nützlich.

Dieser Ratgeber klärt Sie über das Thema "Flottenversicherung" auf. Hier erfahren Sie alle wichtigen Informationen, die Sie bei der Versicherung Ihres Fuhrparks benötigen. Insbesondere, worauf bei einer gewerblichen Versicherung einer ganzen Flotte zu achten ist. » Weiterlesen...

Wer mit dem Firmenwagen geblitzt oder kontrolliert wird, muss in der Regel das Bußgeld selbst zahlen

Wer mit einem Firmenwagen unterwegs ist, hat nicht nur Vorteile. Die Bußgelder muss in der Regel der Fahrer zahlen. Welche Rechte hier gelten, beschreibt unser Ratgeber. Außerdem finden Sie hier Informationen zum Zeugenfragebogen und Anhörungsbogen sowie welche Rechte hier gelten. » Weiterlesen...

FAQ: Firmenwagen

Ist eine Firmenwagen rechtlich definiert?

Nein, eine klare gesetzliche Festlegung, was ein Dienstwagen oder eine Firmenwagen ist, gibt es nicht. Allerdings kann ein Kfz als Firmenwagen per Zulassung deklariert werden. Wann das möglich ist, beschreibt unser Ratgeber hier.

Kann ein Firmenwagen auch privat gefahren werden?

Arbeitgeber können die private Nutzung ausschließen oder auch erlauben. Wichtig ist, welcher Fahrer bei einer privaten Nutzung durch die Versicherung abgedeckt ist.

Wer haftet bei einem Unfall mit einem Firmenwagen?

Ein Unfall wird bei einem Firmenwagen nicht anders geregelt als bei einem privaten Kfz. Der Fahrer ist bei der Nutzung verantwortlich und muss bei Selbstverschulden für die Kosten aufkommen.

Firmenwagen: Voraussetzungen für die rechtliche Einordnung

Eine grenzscharfe gesetzliche Definition für die Bezeichnung “Dienstauto” bzw. “Firmenwagen” gibt es nicht. Jedoch muss für die Einordnung feststehen, dass das Kfz zum steuerlichen Betriebsvermögen gehört. Dabei gilt:

  • Es besteht die Möglichkeit, bei der Zulassungsstelle ein Auto als Firmenwagen zu registrieren, wenn es zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird.
  • Es besteht die Verpflichtung, ein Auto als Firmenwagen zu registrieren, wenn es zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird.
Den Firmenwagen nur privat zu nutzen, das geht nicht. In diesem Fall kann er nicht als Dienstauto gemeldet werden.
Den Firmenwagen nur privat zu nutzen, das geht nicht. In diesem Fall kann er nicht als Dienstauto gemeldet werden.

Dient der Firmenwagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, zählt dies ebenfalls zur betrieblichen und nicht zur privaten Firmenwagennutzung. Wie Sie diese Nutzungsanteile in Prozent vorweisen, ist in der Regel Ihnen überlassen, ein Fahrtenbuch ist dazu nicht zwangsläufig notwendig.

Stattdessen genügt es oftmals, solche Daten anhand Terminkalendern, repräsentativen Aufzeichnungen (in etwa über einen Zeitraum von drei Monaten) oder Abrechnungen gegenüber Auftraggebern nachzuweisen.

Dabei kommt es jedoch auch auf die Branche an: Bei manchen Jobs, wo viel gefahren wird (dazu zählen bspw. Handwerker oder Taxifahrer), geht das Finanzamt grundsätzlich von einem Nutzungsanteil von mehr als 50 Prozent aus.

Wichtige vertragliche Vereinbarungen

Ein Firmenwagen sieht zunächst wie ein Vorteil für den Angestellten aus, bei der Verwendung desselben treten jedoch häufig viele Fragen auf. Im Idealfall ist für solche Fälle bereits im Arbeitsvertrag eine Klausel enthalten, welche das Vorgehen in der fraglichen Situation regelt. Zu den wichtigsten vertraglichen Vereinbarungen gehören die folgenden:

  • Darf der Firmenwagen privat genutzt werden? Normalerweise geht das Finanzamt sowieso davon aus, dass ein Dienstauto vom Arbeitnehmer auch privat genutzt wird, was bedeutet, dass dieser auch einen steuerlichen Anteil zahlen muss. Ist dies nicht der Fall, kann der Arbeitgeber die private Nutzung vertraglich ausschließen. Sollte diese gestattet sein, ist abzuklären, wer genau am Steuer sitzen darf: Nur der Mitarbeiter? Oder auch dessen Familienmitglieder mit Fahrerlaubnis? Auch wichtig: Inwieweit ist die private Nutzung gestattet z. B. sind Urlaubsfahrten ins Ausland in Ordnung oder nicht? Werden nur Kosten im Inland übernommen?
  • Werden Extra-Wünsche vom Arbeitgeber bezahlt? Gibt es mehrere Firmenwagen in der Firma, ist es oftmals wichtig, eine einheitliche Regelung für alle zu schaffen. Muss ein Mitarbeiter seine Extra-Wünsche beim Auto selbst bezahlen (Klimaanlage, Navi etc.), ein anderer aber nicht (wenn diese vergleichbare Kosten verursachen), könnte dies für Unmut im Unternehmen sorgen.
  • Wer übernimmt welche Kosten? Sollte der Angestellte seinen Pflichten bzgl. des Dienstwagens nachkommen (bspw. pflegliche Behandlung, Wahrnehmung von TÜV-Terminen), wird häufig vereinbart, dass der Arbeitgeber für Dinge wie WartungenReparaturen und Inspektionen aufkommt. Auch Öl- bzw. Benzinkosten gehen in aller Regel von dessen Konto ab. Für diese kann jedoch im Voraus ein fester Rahmen festgelegt werden (auch zum Beispiel, wie viele Kilometer privat gefahren werden dürfen).
  • Was geschieht mit dem Firmenwagen nach einer Kündigung o. Ä.? Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, wird in einem anderen Aufgabenbereich eingesetzt, geht in Elternzeit oder nimmt ein Sabbatjahr, ist vorher zu klären, wie mit dem Auto in diesem Fall verfahren wird. Meist wird vereinbart, dass das Gefährt an die Firma zurückgegeben werden muss.

Was gilt bei Fahrten mit dem Firmenauto?

Wie gerade beschrieben, sollten zumindest die Rahmenbedingungen für die Nutzung eines solchen Autos vertraglich definiert sein. Hinzu kommen auch grundsätzliche Regelungen: Wer haftet, wenn der Firmenwagen beschädigt wurde? Was, wenn ich geblitzt wurde mit dem Firmenwagen?

Begehen Sie einen Verkehrsverstoß mit dem Firmenwagen, führt sein Kennzeichen die Behörden zunächst zu Ihrem Arbeitgeber.
Begehen Sie einen Verkehrsverstoß mit dem Firmenwagen, führt sein Kennzeichen die Behörden zunächst zu Ihrem Arbeitgeber.

Mit dem Firmenwagen geblitzt – was folgt?

In der Regel gilt in Deutschland – auch beim Firmenwagen – , dass der Halter nicht für Verstöße gegen die Straßenverkehrs-Ordnung (StVO) belangt werden kann, die er nicht begangen hat, auch wenn sein Auto als Tatfahrzeug identifiziert wurde. Sollte der Mitarbeiter jedoch bspw. zu schnell gefahren sein oder eine rote Ampel ignoriert haben, ist dieser als Fahrer für die Verkehrsbehörde häufig nicht leicht auszumachen. Diese wendet sich daher zunächst an das Unternehmen für mehr Informationen per Anhörungsbogen – wer den Firmenwagen zum fraglichen Zeitpunkt gefahren hat zum Beispiel – oder ob der Täter auf dem Blitzerfoto erkennbar ist.

Der Vorgesetzte ist in der Regel geneigt, diese Informationen zu geben, da ihm bei einer Verweigerung oftmals ein Fahrtenbuch droht, was für das Unternehmen erhöhten Aufwand bedeutet. Hinzu kommt, dass ein Bußgeld für den Firmenwagen droht, wenn das auferlegte Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird (die Behörde hat das Recht, dieses regelmäßig zu überprüfen).

Der Bußgeldbescheid wird nach Antwort des Vorgesetzten dann direkt an den Fahrer adressiert, welcher die üblichen Sanktionen wie Bußgelder, Punkte in Flensburg oder ein Fahrverbot auferlegt bekommt. Im Folgenden haben wir einige nützliche Links zum Thema aufgelistet:

Regelungen bei einem Unfall mit dem Firmenwagen

Wer haftet, wenn Sie in einem Unfall mit Ihrem Firmenwagen verwickelt sind?
Wer haftet, wenn Sie in einen Unfall mit Ihrem Firmenwagen verwickelt sind?

Sind Sie mit Ihrem Firmenwagen in einen Unfall verwickelt, stellt sich die Frage, wer in einem solchen Fall haftet. Hierbei kommt es immer darauf an, wer der Schuldige ist und wodurch der Unfall verursacht wurde.

Ist der Unfallgegner Schuld an dem Zusammenstoß mit Ihrem Firmenwagen, übernimmt seine Kfz-Versicherung natürlich den Schaden.

Liegt die Schuld am Unglück (zumindest teilweise) bei Ihnen , kommt es auf den Grad der Fahrlässigkeit an. Wird Ihnen grobe Fahrlässigkeit nachgewiesen – etwa wenn Sie unter dem Einfluss von Alkohol unterwegs waren – , dann müssen Sie selbst zahlen (bei Mitverschulden ggf. anteilig).

Hier wird aber auch die Verhältnismäßigkeit zum Einkommen berücksichtigt. Sollten die Kosten für den Unfall das Einkommen deutlich übersteigen, werden diese daher so manches Mal nur anteilig berechnet.

Generell anteilig werden die Reparaturkosten für den Mitarbeiter auch berechnet, wenn eine mittelschwere Fahrlässigkeit vorliegt. Dazu zählt bspw. eine leichte Übertretung des Tempolimits. Bei leichter Fahrlässigkeit – etwa, wenn das Fahrverhalten nicht ausreichend an schwere Witterungsbedingungen angepasst wurde – übernimmt der Arbeitgeber die Zahlungen.

Den Firmenwagen versteuern: Worauf ist zu achten?

Bekommen Sie einen Dienstwagen gestellt, der für die Privatnutzung freigegeben ist, sollten Sie die Kosten bedenken, die mit der Versteuerung desselben einhergehen. Die private Nutzung des Kfz stellt nämlich einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Hierbei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, am prominentesten sind die 1-Prozent-Regelung und das Fahrtenbuch. Je nachdem, wie häufig Sie den Firmenwagen nutzen, könnten Nachteile für Sie entstehen, wenn Sie eine für Sie ungünstige Variante wählen.

Haben Sie sich für eine Variante entschieden, müssen Sie auch für den Rest des Jahres dabei bleiben. Ausnahme: Das Fahrzeug wird gewechselt.

Die 1-Prozent-Regelung

Diese Regelung ist mit weniger Aufwand verbunden, allerdings könnte es hier unter Umständen auch dazu kommen, dass Sie mehr Steuern als nötig zahlen. Es handelt sich hierbei um eine pauschale Versteuerung, es wird daher jeden Monat derselbe Betrag versteuert, unabhängig davon, wie oft Sie das Auto wirklich genutzt haben. Sollten Sie damit recht häufig fahren, ist dies demnach in der Regel die geeignetere Methode.

Hierbei müssen Sie pro Monat mit einem Prozent des Bruttolistenpreises des Pkws rechnen, der versteuert wird. Dabei ist es unerheblich, wie viel das Gefährt den Arbeitgeber wirklich kostete, es zählt der Listenpreis.

Ein Beispiel: Der Arbeitgeber erwirbt den Firmenwagen für 17.000 Euro. Der Listenpreis für dieses Modell ist jedoch auf 25.000 Euro beziffert. Ein Prozent davon sind 250 Euro, diese Summe macht den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung aus, die monatlich mit der Lohnsteuer versteuert wird. Sollten Sie den Firmenwagen für Ihren Arbeitsweg nutzen, wird außerdem dafür noch ein pauschaler Wert berechnet. Auf die 1-Prozent-Regelung kommen dann noch einmal 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer drauf, welche zur der Summe, die letzten Endes versteuert wird, hinzugerechnet wird.

Firmenwagen mit Fahrtenbuch versteuern

Den Firmenwagen mit einem Fahrtenbuch zu versteuern, lohnt isch vor allem, wenn Sie es gar nicht so oft privat nutzen.
Den Firmenwagen mit einem Fahrtenbuch zu versteuern, lohnt isch vor allem, wenn Sie es gar nicht so oft privat nutzen.

Sind Sie sich sicher, dass sie das Auto eher selten nutzen werden, ist für Sie die Nachweismethode per Fahrtenbuch vermutlich passender. Sie geht jedoch auch mit einem größerem Aufwand einher, da es für das Fahrtenbuch feste Vorschriften gibt. Für jede Fahrt müssen Daten wie

  • Datum
  • Kilometerstand
  • Zweck der Fahrt
  • Ziel der Fahrt

notiert werden. Sollten Sie das Fahrtenbuch nicht vorschriftsgemäß führen, kann es zum Verlust des steuerlichen Vorteils für Ihren Firmenwagen kommen.

Über den Autor

Autor
Thomas R.

Thomas hat einen Abschluss in Politikwissenschaften von der Universität Jena. Er gehört seit 2018 zum Team von bussgeldkatalog.org und verfasst News und Ratgeber zu verschiedenen Themen im Verkehrsrecht.

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8 Kommentare

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  1. Martina r
    Am 5. Januar 2024 um 16:10

    Ich bin angestellt auf 100 Stunden im Monat. Man stellte mir ein Auto zu Verfügung damit ich zur Arbeit kommen kann. Habe keinen Arbeitsvertrag und das Auto ist nicht als Firmenwagen angegeben. Hatte im Sommer einen kleinen Unfall mit einem Steinkasten..den ich sofort gemeldet habe…die Antwort war..nicht schlimm..das Auto fährt ja.Jetzt habe ich gekündigt und ich soll nun den Schaden bezahlen. Laut Gutachten 1500euro.
    Habe jeden Monat 120euro für das Auto gezahlt. Wenn nicht..zahlt man meinen Lohn nicht.Ist das rechtens?

  2. Viktor
    Am 6. Februar 2021 um 9:28

    Hallo. Ich bin paketzusteller. Hab ich nicht gut geguckt auf meine spiegel, tur auf gemacht und unfall passiert. Shaden-meine tur, nur ein ecke, schaden beim anderem auto-rechte ruckpiegel und letzte seiten fenster. Die zweite auto ist cca 20 jahre alt. Jetzt mein firma nehmt von mir 750 euro. Ist das in ordnung? Weil shaden kostet uberhaupt nicht so viel. Ich denke das mein firma verdint geld von unfallen. Was kann mann und mit wem kann mann auf diese thema reden? Wer kontroliert ist die schaden zahlung richtig oder zu hoch? Viele Dank

  3. Marvin
    Am 23. März 2020 um 8:23

    Guten Tag,

    Wenn ich mit meinem Dienstwagen (1% Regelung) zum Waschplatz fahre und das Auto wasche und Öl für das Auto kaufe, ist das dann eine Dienstfahrt?
    In meinem Kfz-Nutzungsvertrag steht ich bin dazu verpflichtet das Auto zu warten und von innen und außen zu putzen.

    Vielen Dank und liebe Grüße

  4. Daniel
    Am 18. Dezember 2019 um 14:09

    Mein Chef möchte das der firmenwagen in der Firma steht über die Feiertage oder Urlaub. Habe keine Möglichkeit nach Hause zu kommen. Muss der AG Kosten, zb Taxi… Übernehmen?

    • bussgeldkatalog.org
      Am 19. Dezember 2019 um 15:26

      Hallo Daniel,

      bitte prüfen Sie die Konditionen Ihres Arbeitsvertrages oder wenden Sie sich zur genauen Begutachtung Ihres Falles an einen Anwalt.

      Die Redaktion von bussgeldkatalog.org

  5. Michael
    Am 4. November 2019 um 1:50

    Hallo,
    eine Frage: Ich, Autofahrer mit Erfahrung und Rabatt, habe eine eigene Firma (rein steuertechnisch), auf die mein Auto als Firmenwagen läuft (d.h. so beim Amt angemeldet ist u. auch bei der Versicherung entsprechend registriert ist.)
    Meine Tochter ist nun Fahranfängerin geworden, d.h. hat gerade ihren Führerschein gemacht. Frage: kann ich nun meine Tochter auch versicherungstechnisch bei meiner Kfz-Versicherung als Mitnutzerin anmelden? Erhöht sich dadurch meine Versicherungsprämie?
    [Ein Zweit-Wagen ist z.Zt. für meine Tochter finanz. nicht drin, d.h. sie muß/sollte irgendwo als Mitnutzerin auftauchen.]
    Sie meint, einfach so fahren wäre nicht drin weil Fahranfänger innerhalb der ersten 2 Jahre (nach Führerscheinerwerb) gesondert der Versicherung gemeldet werden müßten – Hmm ?
    Wir suchen natürlich eine preiswerte Lösung, denn selber fahren, und auch ggf. selber Versicherungsrabatte ansammeln möchte sie schon.

    Vielen Dank für eine Antwort
    M.

    • bussgeldkatalog.org
      Am 19. November 2019 um 16:40

      Hallo Michael,

      bitte wenden Sie sich direkt an den Versicherer, um zu erfragen, welche Regularien dieser bei Mitversicherung von Fahranfängern vorsieht.

      Die Redaktion von bussgeldkatalog.org

  6. Jan
    Am 22. August 2019 um 12:38

    Hallo,
    mein AG hat mir einen Firmenwagen gestellt. Listenpreis € 40.000. Nun wird das Fahrzeug mit 1% pauschal versteuert und zusätzlich mit 0,03% für den Weg zur Arbeit, einfache Strecke 85km! Somit liegt der zu versteuernde geldwerte Vorteil bei über € 1300 im Monat!
    Ich bin aber regelmäßig an wechselnden Arbeitsstätten (mehrere Filialen) tätig. Privatnutzung liegt bei ca. 18%, also sehr gering. Ich führe deshalb ein Fahrtenbuch um evtl. am Ende des Jahres mit dem Lohnsteuerjahresausgleich die Steuerlast abzumindern.
    Gibt es eine Möglichkeit den monatlich anzusetzenden geldwerten Vorteil zu mindern?
    Können die Fahrten zu den regelmäßig wechselnden Arbeitsstätten als berufliche Fahrten angesehen werden und damit als Geschäftsreise abgerechnet werden?

    Vielen Dank!

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