Datenschutz bei der Bewerbung – wie Unternehmen mit Bewerberdaten verfahren

Auch beim Umgang mit Bewerbungsdaten gelten klare Vorschriften

Der Datenschutz gilt auch bei Bewerbungen.

Der Schutz personenbezogener Informationen ist in vielen Bereichen nach wie vor eine problematische Angelegenheit, vor allem die Datensicherheit online. Viele sind dabei primär um all jene Daten besorgt, welche über soziale Netzwerke und beim individuellen Browsen zu Hause hinterlassen werden. Das ist nur verständlich, schließlich möchte wohl kaum einer seine privaten Nutzerprofile oder elektronischen Nachrichten ungeschützt wissen.

Dies stellt jedoch nur einen Teilbereich dar. Auch bei einer beruflichen Bewerbung werden persönliche Daten weitergegeben, und zwar nicht gerade wenige. Deshalb greift der Datenschutz auch bei Bewerbungsunterlagen, deren Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung. In Deutschland haben Arbeitgeber konkrete Auflagen, was die Handhabe von Bewerberdaten anbelangt.

Im Nachfolgenden erfahren Sie, wie sich der Datenschutz hinsichtlich einer Bewerbung im Detail gestaltet.

Bei Bewerbungsunterlagen ist der Datenschutz von großer Bedeutung

Der Arbeitsmarkt befindet sich in einem Wandel. Der Dienstleistungssektor vergrößert sich beständig, bestimmte Berufsbilder fallen durch Mechanisierung komplett weg, und generell geht der Trend dazu, dass Beschäftigte öfter den Arbeitsplatz und auch die Branche wechseln. Dementsprechend häufig muss sich auch beworben werden.

Längst wird dies nicht mehr nur über Stellenanzeigen in der Zeitung geregelt. Wie viele andere Prozesse laufen Bewerbungen heutzutage größtenteils online ab – entweder über Jobportale, E-Mails oder eigens auf den Internetseiten des Unternehmens befindliche Bewerbungsformulare. Ausgedruckte Bewerbungsunterlagen sind zwar noch Gang und Gäbe, werden aber immer mehr durch elektronische Kommunikation ersetzt.

Diesbezüglich muss sich nur einmal ins Gedächtnis gerufen werden, wie viele persönliche Daten eine Standard-Bewerbung beinhaltet:

Das BDSG bestimmt, wie Arbeitgeber Bewerberdaten speichern und löschen müssen.

• Name, Adresse, Wohnort, Alter, evt. sogar Informationen über Familienangehörige
• Bewerbungsfoto
• E-Mail und Telefonnummer
• Beruflicher Werdegang inklusive Schulen, Ausbildung, Studium etc.
• Unter Umständen Interessengebiete, persönliche Vorlieben, Zukunftswünsche

Wären die Informationen in einer Bewerbung wegen mangelndem Datenschutz einem Missbrauch ausgeliefert, so wären Betroffene auf einen Schlag hochgradig gläsern und angreifbar. Neben einer eindeutigen Zuordnung wäre so auch ein Identitätsmissbrauch enorm erleichtert.

Über diese potentiellen Gefahren sind sich viele Bewerber nicht im Klaren. Dies hat zum einen damit zu tun, dass das berufliche Auftreten in einer Bewerbung als nicht so privat empfunden wird wie beispielsweise die persönlichen Surfgewohnheiten.

Zudem vertrauen Bewerber in der Regel auf die Professionalität des Arbeitgebers; eine Bewerbung soll ja dazu dienen, sich selbst zu repräsentieren und kontaktierbar zu sein. Damit sich dies wirklich nur auf den Arbeitgeber beschränkt, obliegt diesem bei jeder Bewerbung, einen entsprechenden Datenschutz zu gewährleisten.

Was der gesetzliche Datenschutz zu Bewerberdaten vorgibt

In Deutschland ist die rechtliche Grundlage für den Datenschutz einer Bewerbung das allgemeingültige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hier ist jedoch anzumerken, dass das deutsche Datenschutzgesetz nicht spezifisch Bewerbungsunterlagen oder Bewerberdaten erwähnt. Vielmehr ergeben sich die Regelungen für diese aus der allgemeinen gesetzlichen Handhabe für die „Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten“, wie sie im § 35 BDSG definiert ist.

Das Löschen von Bewerberdaten

Der Datenschutz einer Bewerbung ist unter anderem durch Absatz 2 des 35. Paragraphen im BDSG geregelt. Dort heißt es:

Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn

(1) ihre Speicherung unzulässig ist, […]
(3) sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist, […]

Konkret bedeutet das: Wenn ein Arbeitgeber ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen hat, dann ist umgehend ein Löschen von Bewerberdaten durchzuführen, insofern entsprechende Bewerber nicht für die Stelle gewählt wurden und eine Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen nicht mehr nötig ist. E-Mails und entsprechende Anhänge sind zu entfernen. Bewerbungsmappen müssen fachgerecht entsorgt oder dem Absender zurück gesendet werden. Letzteres muss in einer Frist von etwa drei Monaten passieren.

Beim Datenschutz einer Online-Bewerbung sind zudem noch eine Menge an Metadaten zu bedenken, welche über einen elektronischen Bewerbungsprozess generiert werden können. Mussten Bewerber ein Nutzungsprofil auf einer internen Seite anlegen, dann sind die dort gemachten Angaben und hochgeladenen Dokumente ebenfalls zu löschen.

Alle Bewerberdaten fallen unter Datenschutz – schon während eines Vorstellungssgesprächs.

Die Einsicht und Speicherung von Bewerberdaten

Nicht jeder Mitarbeiter in einem Betrieb hat automatisch Zugriff auf eine Bewerbung. Der Datenschutz schreibt hier vor, dass nur die Personen Einsicht in entsprechende Daten haben dürfen, welche für die Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich sind. Dazu zählen:

• Recruiter bzw. entsprechende Mitarbeiter der HR
• der Geschäftsinhaber
• der Vorgesetzte bzw. Bereichsleiter, in dessen Abteilung eine Stelle frei wird
• Betriebsräte

Weiterhin ist aufgeführt, dass eine Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen laut Datenschutz nur dann erfolgen darf, wenn diese für ein späteres Bewerbungsverfahren und auch nur dafür verwendet werden. Dies ist vor allem in großen Betrieben eine gängige Praxis: Dabei behalten Arbeitgeber bei Interesse Bewerbungen für den Fall ein, dass eine ähnliche oder andere Stelle frei werden sollte. Dies muss dem Bewerber jedoch mitgeteilt werden, was in der Regel auch der Fall ist. Wenn er oder sie hingegen eine Löschung der Bewerbungsunterlagen wünscht, dann ist dem unverzüglich nachzukommen.

Bei allen informellen Prozessen der Bewerbung gilt der Datenschutz

Bei einer Bewerbung ist der Datenschutz jedoch nicht nur auf die elektronische oder analoge Bewerbung selbst beschränkt. So greift der Datenschutz bereits beim Bewerbungsverfahren: Auch die über ein Vorstellungsgespräch oder während einer Probearbeit erstellten Dokumente müssen, insofern Sie nicht mehr benötigt werden, vom Arbeitgeber gelöscht werden. Dazu zählen z. B. etwaige vom Bewerber erstellte Texteoder auch schon Notizen vom Arbeitgeber.

Im Übrigen gelten diese Regelungen auch für Initiativbewerbungen: Senden Sie eine Initiativbewerbung an ein Unternehmen, obwohl dieses keine freien Stellen ausgeschrieben hat und auch keine Initiativbewerbungen erfordert, werden diese in der Regel nicht bearbeitet und umgehend gelöscht.

Auch wenn Initiativbewerbungen erwünscht sind, werden diese nicht endlos aufbewahrt. Hier gilt ebenfalls: Die Bewerbung muss laut Datenschutz dann gelöscht werden, wenn keine entsprechenden Stellen zu vergeben sind und dies auch in absehbarer Zeit nicht sein werden.

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