Datenschutz bei der Bewerbung – wie Unternehmen mit Bewerberdaten verfahren
Von Sandra, letzte Aktualisierung am: 9. Oktober 2019
Auch beim Umgang mit Bewerbungsdaten gelten klare Vorschriften
Der Schutz personenbezogener Informationen ist in vielen Bereichen nach wie vor eine problematische Angelegenheit, vor allem die Datensicherheit online. Viele sind dabei primär um all jene Daten besorgt, welche über soziale Netzwerke und beim individuellen Browsen zu Hause hinterlassen werden. Das ist nur verständlich, schließlich möchte wohl kaum einer seine privaten Nutzerprofile oder elektronischen Nachrichten ungeschützt wissen.
Dies stellt jedoch nur einen Teilbereich dar. Auch bei einer beruflichen Bewerbung werden persönliche Daten weitergegeben, und zwar nicht gerade wenige. Deshalb greift der Datenschutz auch bei Bewerbungsunterlagen, deren Weitergabe, Aufbewahrung und Löschung. In Deutschland haben Arbeitgeber konkrete Auflagen, was die Handhabe von Bewerberdaten anbelangt.
Im Nachfolgenden erfahren Sie, wie sich der Datenschutz hinsichtlich einer Bewerbung im Detail gestaltet.
Weitere Ratgeber zum Thema Datenschutz am Arbeitsplatz
Inhaltsverzeichnis:
FAQ: Datenschutz im Bewerbungsverfahren
Personenbezogene Daten dürfen in der Regel auch ohne ausdrückliche Einwilligungserklärung des Bewerbers verarbeitet werden, sofern dies dem Zwecke der möglichen Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnissesju dient – und die Daten hierzu auch geeignet sind.
Mündete eine Bewerbung nicht in einer Anstellung, so dürfen die personenbezogenen Daten des Betroffenen in der Regel nicht länger als 6 Monate gespeichert werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn der Bewerber darin einwilligt, dass seine Daten für spätere Verfahren gespeichert bleiben sollen (Bewerberpools).
Auch wenn eine Einwilligungserklärung des Bewerbers für die Datenverarbeitung in aller Regel nicht erforderlich ist, so bedarf es bei der ersten Kontaktaufnahme entsprechender Hinweise über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Betroffenen.
Bei Bewerbungsunterlagen ist der Datenschutz von großer Bedeutung
Der Arbeitsmarkt befindet sich in einem Wandel. Der Dienstleistungssektor vergrößert sich beständig, bestimmte Berufsbilder fallen durch Mechanisierung komplett weg, und generell geht der Trend dazu, dass Beschäftigte öfter den Arbeitsplatz und auch die Branche wechseln. Dementsprechend häufig muss sich auch beworben werden.
Längst wird dies nicht mehr nur über Stellenanzeigen in der Zeitung geregelt. Wie viele andere Prozesse laufen Bewerbungen heutzutage größtenteils online ab – entweder über Jobportale, E-Mails oder eigens auf den Internetseiten des Unternehmens befindliche Bewerbungsformulare. Ausgedruckte Bewerbungsunterlagen sind zwar noch Gang und Gäbe, werden aber immer mehr durch elektronische Kommunikation ersetzt.
Diesbezüglich muss sich nur einmal ins Gedächtnis gerufen werden, wie viele persönliche Daten eine Standard-Bewerbung beinhaltet:
- Name, Adresse, Wohnort, Alter, evt. sogar Informationen über Familienangehörige
- Bewerbungsfoto
- E-Mail und Telefonnummer
- Beruflicher Werdegang inklusive Schulen, Ausbildung, Studium etc.
- Unter Umständen Interessengebiete, persönliche Vorlieben, Zukunftswünsche
Wären die Informationen in einer Bewerbung wegen mangelndem Datenschutz einem Missbrauch ausgeliefert, so wären Betroffene auf einen Schlag hochgradig gläsern und angreifbar. Neben einer eindeutigen Zuordnung wäre so auch ein Identitätsmissbrauch enorm erleichtert.
Über diese potentiellen Gefahren sind sich viele Bewerber nicht im Klaren. Dies hat zum einen damit zu tun, dass das berufliche Auftreten in einer Bewerbung als nicht so privat empfunden wird wie beispielsweise die persönlichen Surfgewohnheiten.
Zudem vertrauen Bewerber in der Regel auf die Professionalität des Arbeitgebers; eine Bewerbung soll ja dazu dienen, sich selbst zu repräsentieren und kontaktierbar zu sein. Damit sich dies wirklich nur auf den Arbeitgeber beschränkt, obliegt diesem bei jeder Bewerbung, einen entsprechenden Datenschutz zu gewährleisten.
Was der gesetzliche Datenschutz zu Bewerberdaten vorgibt
In Deutschland ist die rechtliche Grundlage für den Datenschutz einer Bewerbung das allgemeingültige Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Hier ist jedoch anzumerken, dass das deutsche Datenschutzgesetz nicht spezifisch Bewerbungsunterlagen oder Bewerberdaten erwähnt. Vielmehr ergeben sich die Regelungen für diese aus der allgemeinen gesetzlichen Handhabe für die „Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten“, wie sie im § 35 BDSG definiert ist.
Das Löschen von Bewerberdaten
Der Datenschutz einer Bewerbung ist unter anderem durch Absatz 2 des 35. Paragraphen im BDSG geregelt. Dort heißt es:
Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn
(1) ihre Speicherung unzulässig ist, […]
(3) sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist, […]
Konkret bedeutet das: Wenn ein Arbeitgeber ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen hat, dann ist umgehend ein Löschen von Bewerberdaten durchzuführen, insofern entsprechende Bewerber nicht für die Stelle gewählt wurden und eine Aufbewahrung der entsprechenden Unterlagen nicht mehr nötig ist. E-Mails und entsprechende Anhänge sind zu entfernen. Bewerbungsmappen müssen fachgerecht entsorgt oder dem Absender zurück gesendet werden. Letzteres muss in einer Frist von etwa drei Monaten passieren.
Beim Datenschutz einer Online-Bewerbung sind zudem noch eine Menge an Metadaten zu bedenken, welche über einen elektronischen Bewerbungsprozess generiert werden können. Mussten Bewerber ein Nutzungsprofil auf einer internen Seite anlegen, dann sind die dort gemachten Angaben und hochgeladenen Dokumente ebenfalls zu löschen.
Die Einsicht und Speicherung von Bewerberdaten
Nicht jeder Mitarbeiter in einem Betrieb hat automatisch Zugriff auf eine Bewerbung. Der Datenschutz schreibt hier vor, dass nur die Personen Einsicht in entsprechende Daten haben dürfen, welche für die Einstellung neuer Mitarbeiter verantwortlich sind. Dazu zählen:
- Recruiter bzw. entsprechende Mitarbeiter der HR
- der Geschäftsinhaber
- der Vorgesetzte bzw. Bereichsleiter, in dessen Abteilung eine Stelle frei wird
- Betriebsräte
Weiterhin ist aufgeführt, dass eine Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen laut Datenschutz nur dann erfolgen darf, wenn diese für ein späteres Bewerbungsverfahren und auch nur dafür verwendet werden. Dies ist vor allem in großen Betrieben eine gängige Praxis: Dabei behalten Arbeitgeber bei Interesse Bewerbungen für den Fall ein, dass eine ähnliche oder andere Stelle frei werden sollte. Dies muss dem Bewerber jedoch mitgeteilt werden, was in der Regel auch der Fall ist. Wenn er oder sie hingegen eine Löschung der Bewerbungsunterlagen wünscht, dann ist dem unverzüglich nachzukommen.
Bei allen informellen Prozessen der Bewerbung gilt der Datenschutz
Bei einer Bewerbung ist der Datenschutz jedoch nicht nur auf die elektronische oder analoge Bewerbung selbst beschränkt. So greift der Datenschutz bereits beim Bewerbungsverfahren: Auch die über ein Vorstellungsgespräch oder während einer Probearbeit erstellten Dokumente müssen, insofern Sie nicht mehr benötigt werden, vom Arbeitgeber gelöscht werden. Dazu zählen z. B. etwaige vom Bewerber erstellte Texteoder auch schon Notizen vom Arbeitgeber.
Im Übrigen gelten diese Regelungen auch für Initiativbewerbungen: Senden Sie eine Initiativbewerbung an ein Unternehmen, obwohl dieses keine freien Stellen ausgeschrieben hat und auch keine Initiativbewerbungen erfordert, werden diese in der Regel nicht bearbeitet und umgehend gelöscht.
Auch wenn Initiativbewerbungen erwünscht sind, werden diese nicht endlos aufbewahrt. Hier gilt ebenfalls: Die Bewerbung muss laut Datenschutz dann gelöscht werden, wenn keine entsprechenden Stellen zu vergeben sind und dies auch in absehbarer Zeit nicht sein werden.
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Und was hat man für Möglichkeiten, wenn ein Unternehmen gegen den Datenschutz absichtlich verstößt?
Darauf wird nicht eingegangen!
Der Fall: Bewerbung per Email. Abschreiben in der Email, Lebenslauf als PDF Anhang.
Es kam eine Email von dem Unternehmen, dass man in dem Auswahlprozess ist. Im letzen Satz wird erwähnt,
dass man die Daten nicht weitergibt, etc. Ein Verweis zur Datenschutzseite des Unternehmens, welches aber auf eine externe Webseite verweist. In der dortigen Datenschutzerklärung steht drin, das die Daten an dritte weitergegeben werden.
In meinem Lebenslauf habe ich in der Fußnote meine Datenschutzbestimmungen genannt, gegen die nun aktiv verstößt wurde. Mein Anschreiben, Email, und die Daten aus dem Lebenslauf wurden an einen Drittanbieter weitergeleitet. Man kann das zwar wiedersprechen, die Daten bleiben trotzdem für weitere 4 Monate (angeblich zwecks Rechtssicherheiten) gespeichert.
Ich habe extra im Unternehmen angerufen und gefragt, ob man sich auch per Emial bewerben könnte, da ich nicht meine Persönlichen Daten in ein Bewerbungssystem von Firma XYZ in Ort ABC abgeben möchte. “Kein Problem, sehr gerne”. Und Zack, ungefragt die Daten weitergegeben.
Was kann man da tun????
Unglaublich, dass niemand diesen extrem frechen Kommentar von diesem Dennis löscht.
Das ist ein intoleranter Mensch, die besser keinen Zugang zu solchen Eingabe haben sollten.
Peter:
ich denke Sie können sich beim Datenschutzbeauftragten der Firma beschweren und am besten auch gleich bei dem zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten. Diese müssten die Datenschutzbeauftragten der Firmen überwachen und gegen Verstöße vorgehen.
Zukünftig viel Erfolg Peter