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Datenschutz: Auch beim E-Mail-Verkehr gibt es Vorschriften!

Von Thomas R.

Letzte Aktualisierung am: 27. Februar 2024

Geschätzte Lesezeit: 5 Minuten

Was müssen Nutzer beim E-Mail-Verkehr bezüglich Datenschutz wissen?
Was müssen Nutzer beim E-Mail-Verkehr bezüglich Datenschutz wissen?

Immer noch ein vielgenutztes Medium

Laut Grundgesetz hat hierzulande jeder Mensch das Recht auf den Schutz seiner Person und Privatsphäre. Juristisch schlägt sich dies unter anderem in dem vieldiskutierten Datenschutz im Internet wieder. Die Umsetzung desselben betrifft nahezu alle Kommunikationsbereiche des Alltags. Neben zahlreichen Messengerdiensten und den sozialen Medien entfällt die E-Mail manchmal bei diesen Beschreibungen, auch wenn es sich dabei genauso um eine elektronische Form der Nachrichtenübertragung handelt.

Deshalb gilt der Datenschutz auch für E-Mail-Verkehr – aber wie sieht das konkret aus? Worauf muss bei beruflichen und privaten E-Mails geachtet werden? Welche Regelungen gelten? Anbei eine Übersicht.

FAQ: Datenschutz beim E-Mail-Verkehr

Was umfasst der Datenschutz im E-Mail-Verkehr?

Der Datenschutz sieht vor, dass hier sowohl die Inhalte der Mails geschützt werden als auch die E-Mail-Adressen von Absender und Adressat.

Greift der Datenschutz auch bei der Weiterleitung von E-Mails?

Ja. Es muss hier sichergestellt werden, dass der originale Absender damit einverstanden ist, dass seine Mail an einen anderen Adressaten weitergeleitet wird.

Darf mein Arbeitgeber meine E-Mails am Arbeitsplatz überwachen?

Der Datenschutz am Arbeitsplatz verbietet in der Regel eine permanente oder willkürliche Überwachung, es sei denn das Mitlesen ist für die Durchführung eines Geschäfts notwendig. Wird allerdings gegen den Arbeitnehmer ermittelt, kann die Staatsanwaltschaft vom Arbeitgeber die Herausgabe der E-Mails fordern.

Warum greift der Datenschutz überhaupt bei Mails?

„Daten“ ist an sich ist ein recht abstrakter Begriff. Im Grunde genommen handelt es sich in diesem Zusammenhang lediglich um ein Synonym für Messwerte oder, noch allgemeiner, für Zeichen.

Der gesetzliche Datenschutz bezieht sich hingegen auf ein ganz bestimmtes Set an Daten, nämlich die sogenannten personenbezogenen Daten. Laut Artikel 4, Abs. 1 der EU-Datenschutzgrundverordnung sind dies

[…] alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person […] beziehen […]

In den weiteren Ausführungen wird spezifiziert, dass hierunter alle Informationen fallen, die – vereinfacht gesprochen – in irgendeiner Art Auskunft über persönliche Charakteristika des jeweiligen Menschen geben. Hierunter fallen also nicht nur äußerliche und persönliche Merkmale wie Name, Nationalität, Alter und Beruf, sondern auch Daten wie Standort und Kontaktmöglichkeiten.

Die E-Mail-Adresse fällt unter „personenbezogene Daten“ laut DSGVO. Deshalb sind die Auflagen zum Datenschutz auch auf E-Mail-Verkehr anzuwenden.
Der Datenschutz bestimmt für E-Mail-Adressen nicht nur Weitergabeverbot - auch "Kaltakquise" ist nicht erlaubt
Der Datenschutz bestimmt für E-Mail-Adressen nicht nur Weitergabeverbot – auch “Kaltakquise” ist nicht erlaubt

Das ist vor allem einleuchtend, wenn es sich um eine E-Mail-Adresse mit Vor- und Zunamen einer Person handelt. Dennoch ist auch eine E-Mail-Adresse ohne persönliche Daten im Namen, der Signatur oder ähnlichem, denkbar. Gerade wenn es sich um eine private Mailadresse handelt, beschränken sich viele Nutzer gern auf nichtssagende, kryptische oder spaßhafte Namenskombinationen.

Ob nun voller Name oder Internetkürzel – das Gesetz macht keinen Unterschied. Die Erhebung, Weitergabe und Kontaktierung von Mailadressen unterliegt also strengen Auflagen. Darüber hinaus ergeben sich im Alltag einige Bestimmungen, welche der Datenschutz bezüglich Mailverkehr vorsieht.

Nicht jeder darf wahllos kontaktiert werden!

Datenschutz bei der E-Mai-Kommunikation kann sich im Berufsalltag facettenreich gestalten. Gerade im Bereich Werbung lauern für Arbeitgeber und Anbieter hierzulande viele Stolperfallen – das gilt auch für einen Kontakt via Mail.

So gilt hinsichtlich der Maßnahmen der Kundengewinnung (Akquise): Privatpersonen dürfen nicht ungefragt per E-Mail, Telefon, Fax, SMS oder ähnlichem mit Kaufangeboten kontaktiert werden, sofern sie dies nicht nachweislich und ausdrücklich erlaubt haben. Diese Strategie wird als “Kaltakquise” bezeichnet und ist laut Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) untersagt.

Arbeitgeber sind grundsätzlich zur Einhaltung vom Datenschutz am Arbeitsplatz verpflichtet. In Bezug auf die Angestellten und Kunden bedeutet dies zum einen, dass deren persönliche Informationen – inklusive E-Mail-Adresse – nur begrenzt zu erheben sind. Dies zählt natürlich nicht, wenn der jeweilige Service auf einen Kontakt via Mail angewiesen ist. Eine unerlaubte Weitergabe oder gar der Verkauf von Mailadressen ist selbstverständlich nicht gestattet.

Am Arbeitsplatz: Dürfen meine Arbeitsmails von oben kontrolliert werden?

Zudem besteht viel Unsicherheit, was das Mitlesen des Chefs der eigenen Mails betrifft. Denn der Datenschutz bezüglich E-Mail-Verkehr gilt am Arbeitsplatz nicht vollumfänglich.

Der Arbeitnehmer hat zum einen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und den Schutz der eigenen Daten. Dennoch sieht das Bundesdatenschutzgesetz im § 28 Ausnahmen für den Dienstverkehr vor – etwa dann, wenn ein „Mitlesen“ für die Durchführung eines Rechtsgeschäftes nötig wird.

Eine E-Mail-Überwachung durch den Arbeitgeber ist mitunter rechtens
Eine E-Mail-Überwachung durch den Arbeitgeber ist mitunter rechtens

Weiterhin gilt: Der Arbeitgeber darf in der Regel keine privaten Mails mitlesen. Die Betonung liegt hier auf „in der Regel“, denn: Die konkreten Befugnisse des Arbeitgebers richten sich auch hier nach den arbeitsvertraglich festgehaltenen Bedingungen.

So dürfte der Arbeitnehmer dann private Mails kontrollieren, wenn diese im Arbeitsvertrag ausdrücklich verboten sind. Rechtlich kniffelig wird es vor allem dann, wenn eine private E-Mail-Nutzung erlaubt ist und sich diese mit den geschäftlichen Mails vermischen. Denn bei geschäftlichen Mails darf weitestgehend eine Kontrolle durch den Arbeitgeber erfolgen, für private hingegen nicht. Da ja nun Datenschutz für privaten E-Mail-Verkehr besteht, hebelt dies die Berechtigungen des Arbeitgebers de facto aus.

Abgesehen davon darf grundsätzlich dann auf privaten und geschäftlichen Mailverkehr zugegriffen werden, wenn der betroffene Arbeitnehmer in Verdacht von kriminellen Aktivitäten steht.

Eine E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz durch den Arbeitgeber ist also in bestimmten Fällen durchaus zulässig. Das Verhältnis zwischen dienstlicher E-Mail-Adresse und Datenschutz ist stets von Interessenabwägung, den individuellen vorherigen Vereinbarungen und Verhältnismäßigkeit der Kontrolle geprägt.

E-Mail-Weiterleitung und –archivierung: Datenschutz spielt auch hier eine Rolle

Für private Mails am Arbeitsplatz sieht geltender Datenschutz also unterschiedliche Handhaben vor. Daneben können sich hinsichtlich E-Mail-Adressen einige unvorhergesehene rechtliche Problemzonen ergeben.

Dies bekam 2013 eine Mitarbeiterin in einem bayrischen Betrieb zu spüren. Diese verschickte eine standardmäßige Massen-E-Mail, wobei sie den Fehler beging, die Mailadressen im Adresskopf nicht zu verbergen. Dies führte dazu, dass jeder Empfänger sehen konnte, wer noch eine solche Mail enthielt. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht verhängte daraufhin ein Bußgeld. Denn: Laut Datenschutz sind E-Mail-Adressen, vor allem die von Kunden, nicht ungefragt weiterzugeben.

Weiterhin greift der Datenschutz auch bei E-Mail-Weiterleitung. Zum einen dann, wenn geschäftliche Mails an private Adressen weitergeleitet werden – denn dies kann nicht nur eine Verletzung des Datenschutzes, sondern auch des Arbeitsvertrages darstellen.

Datenschutz: Ob eine E-Mail-Adresse zur Weitergabe von Informationen genutzt werden darf oder nicht, gilt es zu klären
Datenschutz: Ob eine E-Mail-Adresse zur Weitergabe von Informationen genutzt werden darf oder nicht, gilt es zu klären

Zum einen handelt es sich bei solch einer Weiterleitung faktisch um eine unzulässige Weiterleitung an Dritte – auch dann, wenn zwei Accounts zur selben Person gehören. Je nachdem, welcher Anbieter verwendet wird, bleiben die Daten außerdem nicht nur beim Benutzer des Postfaches. Beinhaltet die Mail Informationen, welche unter berufliche Verschwiegenheitspflichten fallen, könnte dies im schwerwiegendsten Fall sogar eine Kündigung begründen.

Ähnlich verhält es sich auch für die E-Mail-Weiterleitung bei Abwesenheit. Laut Datenschutz gilt hier zunächst sicherzustellen, dass eine Weiterleitung innerhalb des Servers der Firma erfolgt. Empfangen abwesende Mitarbeiter sensible Daten, ist weiterhin zu beachten, dass die zuständige Vertretungsperson die nötigen Rechte einer solchen Dateneinsicht besitzt. Zudem sollte diese natürlich achtsam mit den übertragenen Daten umgehen.

Weiterhin bestimmt der Datenschutz hinsichtlich E-Mail-Archivierung, dass bestimmte elektronische Nachrichten langfristig gespeichert werden müssen – nämlich dann, wenn diese unter die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten des Steuerrechtes fallen. Dies geht aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, hervor.

Abgesehen von diesen Beispielen haben Arbeitnehmer und Anbieter dafür Sorge zu tragen, der im Artikel 5 der DSGVO beschriebenen Datenminimierung und Speicherbegrenzung zu entsprechen. Auch der E-Mail-Anbieter muss natürlich Datenschutz gewährleisten – insofern ihn dieser denn betrifft. Denn je nachdem, wo sich der Server befindet, gelten dementsprechend unterschiedliche Länderrechte. Die hier beschriebenen Gesetze beziehen sich auf den europäischen Geltungsraum.

Über den Autor

Autor
Thomas R.

Thomas hat einen Abschluss in Politikwissenschaften von der Universität Jena. Er gehört seit 2018 zum Team von bussgeldkatalog.org und verfasst News und Ratgeber zu verschiedenen Themen im Verkehrsrecht.

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26 Kommentare

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  1. Jörg
    Am 31. Januar 2023 um 10:40

    Darf unsere Peronalabteilung meine private Emailadresse an einen Vorgesetzten(oder Kollegen) weiterleiten(z.B. bei Krankmeldung)?

  2. Jim
    Am 29. November 2022 um 17:03

    Ich habe gehört, dass es im Bereich Datenschutz die meisten Gesetzesverstöße gibt. Das finde ich total spannend. Wann sollte man sich denn deswegen einen Rechtsanwalt holen?

  3. Julian E
    Am 10. September 2022 um 14:29

    Hallo! Ich war bei einem TV Format dabei und die Produktion hatte natürlich alle meine Daten. Jetzt hatte ich auf einmal eine Email bekommen von einer Mutter, dessen Tochter auch bei dem Format dabei war. Die email wurde an die Mutter weitergeleitet (bekam auch einen sehr bösen Text). Wie verhält sich denn da das Thema Datenschutz kann ich denn die Produktion anzeigen und lohnt sich das überhaupt?
    PS: es ist eine weltweite Produktionsfirma
    LG

  4. MM
    Am 7. September 2022 um 12:47

    Hallo,

    als ich vor einem Jahr krank war wurde mein Konto mit meiner Einwilligung an meinem Kollegen weitergeleitet, dieser Weiterleitung wurde bis heute noch nicht aufgehoben obwohl ich nur 1 Woche krank gewesen war. Die Weiterleitung war für mich nicht ersichtlich, da es vom Server weitergeleitet wurde. Und der Kollege hat nicht ein Wort darüber gesagt, daß er meine Mails weiterhin bekommt, stattdessen hat er sämtliche Mail Eingänge sowie Ausgänge stillschweigend nachgelesen.
    Er hat sich vorsätzlich verhalten! Was kann ich dagegen tun?

  5. K.K.
    Am 21. März 2022 um 12:16

    Mieter A weist Mieter B freundlich per Mail darauf hin dessen Eingangstüre leiser zu schließen. Mieter B leitet diese Mail an gemeinsamen Vermieter weiter. Dieser beleidigt Mieter A daraufhin per Mail und droht ihm, ihn aus dem Haus zu entfernen. Vermieter setzt Baufirma ins “CC”, die das Haus gebaut hat, in dieser Sache jedoch nicht ins “CC” zu setzen ist.

    Wurde hier der Datenschutz durch Weiterleitung an Dritte verletzt?

    • bussgeldkatalog.org
      Am 21. März 2022 um 12:35

      Hallo K.K.,

      wir dürfen leider keine kostenlose Rechtsberatung geben. Wenden Sie sich in diesem Fall am besten an einen Anwalt.

      Die Redaktion von bussgeldkatalog.org

  6. Cornelia V
    Am 18. Dezember 2021 um 17:58

    Mails aus einem geschlossenen Verteilerkreis wurden ohne Zustimmung weitergeleitet und führten zu einer Kündigung meines Arbeitsvertrages. Auch wurden vom Chef ihm zugespielte Mails öffentlich verbreitet. Es handelt sich um kritische, aber keineswegs persönlichkeitsrechteverletzende oder rechtswidrige Meinungsäußerungen in einem Arbeitskreis.

  7. Ilker
    Am 31. Oktober 2021 um 10:06

    Meine e-Mail Adresse wurde vom Immobilienmakler meines Vermieter, ohne mein Einverständnis an deren Anwalt weitergegeben. Diese e-Mail Adresse hatte nur der Makler bekommen, daher bin ich mir sicher das der Anwalt die Adresse vom Makler hat.
    Was kann ich tun?

  8. Robert
    Am 23. Juli 2021 um 8:17

    Darf ich meinen Kollegen Berechtigung zum lesen und Bearbeiten meiner Mails in der Urlaubszeit geben?

  9. Holger M
    Am 23. Juli 2021 um 3:21

    Habe mit meinem (Stiefbruder) seit ca. 47 Jahren keinen “familiären” Kontakt mehr. Er hat mich ausfindig gemacht!
    Frage: Wie kann es sein, dass er mich, trotz meines Ihm nicht bekannten aktuellen Aufenthaltsortes, meine Wohnadresse ausfindig machen können?
    Möchte Anwaltlich nicht gegen Ihn (Stiefbruder) vorgehen, da persönliche Dinge seinerseits und daraus resultierende positive Fortschritte, resultierend
    der Vergangenheit wegen, nur im gemeinsinnigen Vorgehen, erklärbar sowie vielleicht (restfamiliär) zu erneuerbaren Resultaten führt.

  10. Fichtner
    Am 20. Juli 2021 um 7:20

    Meine e-Mail Adresse wurde von meinen alten Vermieter ohne mein Einverständnis an deren Anwalt weitergegeben und nun hab ich gestern eine Mail von deren Anwalt erhalten, wo ich binnen zwei Tage drauf reagieren soll und das ich dieses aber nicht per Mail sondern per Post machen soll. Ich befinde mich gerade im Urlaub und weiß jetzt echt nicht weiter, da mein Anwalt sich auch gerade im Urlaub befindet.

  11. Sebastian
    Am 4. Mai 2021 um 15:24

    Mein Versicherungsmakler hat Vertragsdaten und emails von mir an einen Dritten weitergeleitet ohne meine Zustimmung. Darf er nicht. Soweit verstanden. Wie kann ich ihn dazu verklagen? Durch die Weiterleitung kann es für mich nun zu unangenehmen Folgen kommen. Welchen Anwalt sollte ich mir hier nehmen?

  12. Horst B
    Am 14. Dezember 2020 um 13:38

    Was gilt, wenn ein Unternehmen als eMail-Kontakt eine private eMail-Adresse mit Namen hinterlegt?
    Was gilt, wenn das Unternehmen ein Personenunternehmen ist und die eMail-Adresse mit dem Namen des Inhabers enthält?

  13. Werner J T
    Am 26. November 2020 um 14:57

    Ich habe einem Vorstand eines SPD Ortsverein eine vertrauliche eMail zukommen lassen, die den Vorstand einer ABV=Aktive Bürgervereinigung betraf der vor 7Jahren aus der SPD ausgetreten ist.
    Dieser SPD Vorstand hat meine eMail an den ABV Vorstand weitergeleitet.
    Daraufhin bekam ich über einen Rechtsanwalt die Fristlose Kündigung meiner Wohnung die dem ABV Vorstand seinen Schwiegereltern gehört.
    Meine Frage: Hätte der SPD Ortsvorstand meine eMail weiterleiten dürfen?? Hat er den Datenschutz mißbraucht??
    Vielen Dank im Voraus für eine Antwort.

  14. Sven
    Am 14. Oktober 2020 um 10:27

    Darf ein Kollege z.B. eine Mahnung an einen Lieferanten ohne mein Wissen in meinem Namen (meine E-Mail Adresse als Absender) verschicken?

  15. Danilo
    Am 28. September 2020 um 12:25

    hat mich geholfen, dankeschon

  16. Claudia W.
    Am 7. August 2020 um 6:42

    Habe mit einer kollegin aus einer anderen Abteilung im private persönliche Dinge ausgetauscht……
    Jemand der während der urlaubszeit Zugriff suf mein mailfach hatte, hat diese Mails mit Namen kopiert und an eine andere Person in der Firma mit eigenen Interpretationen weiter geleitet
    Wie vorgehen???

  17. Rico
    Am 18. Juni 2020 um 18:51

    Mein Arbeitgeber hat ohne Rückfrage ein Mailarchiv eingeführt. Es werden alle Mails sofort in das Archiv gespiegelt, auf dieses Archiv hat man auch Zugriff man kann aber nichts mehr löschen, nur einsehen. Wie sollte ich dagegen vorgehen?

  18. Anna
    Am 25. Mai 2020 um 16:32

    Frage: Mitarbeiterin leitet persönliche Mail einfach an den Chef weiter, was kann ich tun? Sowie die Mitteilung war nicht für andere bestimmt. Welcher Bussgeld-Katalog ist dies? Und kann ich dazu gerichtlich vorgehen? Danke für die Rückmeldung.

  19. Victor
    Am 1. April 2020 um 10:23

    Meine Chefin hat eine email von mir abgeändert und diese mit meiner email Adresse an verschiedene Personen verschickt. Zu sagen ist, dass wir ein System haben wo es möglich ist eine fremde email zu benützen und diese zu verschicken. Leider habe ich erst später bemerkt, dass meine Chefin dies gemacht hat, was mich sehr irritierte

  20. Muster
    Am 24. Januar 2020 um 21:01

    Hallo, ich habe von der Würzburger Versicherung Post gekriegt und habe daraufhin festgestellt das eine ganz andere Person oben auf den Briefkopf als Empfänger war.
    Sollte mal so einen Fall anklagen, da es gegen das Datenschutz Gesetz verstoßen hat.
    Ich würde euch empfehlen, finger weg von so einer Versicherung, wer weiß was da noch so alles mit den Unterlagen bzw Verträgen passiert.

  21. Mika
    Am 22. Januar 2020 um 10:02

    Unser Arbeitgeber hat in der Mailadresse unseren Vor und Zunamen ohne uns zu fragen. Wir möchten aber nicht das jeder Kunde weiß wie wir komplett heißen. Dürfen wie beantragen dies zu änder

  22. C. Sch.
    Am 26. September 2019 um 17:10

    Wie kann ich vorgehen, wenn mein Ex eine private Mail von mir einfach um mir eins auszuwischen an eine andere Person weiterleitet?

  23. Jessy
    Am 19. September 2019 um 23:52

    Bevöllmächtigte Person schickt Vollmacht per E-Mail. Bestätigung zur Hinterlegung der Vollmacht ging an Bevollmächtigten und in CC an Vollmachtgeber. Ist dies ein Verstoß der DsgVo?

  24. Marcel
    Am 20. August 2019 um 8:14

    Guten Tag,

    wie gehe ich vor, wenn eine von mir verfasste Email (dienstlicher Mail Account), welche an eine Arbeitskollegin (dienstlicher Mail Account) persönlich gerichtet war, ohne meine Zustimmung an Dritte (div. Arbeitskollegen) weitergeleitet wurde?

  25. Isabel
    Am 29. Juli 2019 um 10:50

    Wie gehe ich vor, wenn zu Beginn meines Urlaubes, ohne mein Wissen, der Zugriff auf mein Postfach beantragt wird, freigegeben und nach 4 Tagen wieder gelöscht wird?

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