Wie der Datenschutz im Arbeitsvertrag festgehalten wird

Von Sandra, letzte Aktualisierung am: 18. Oktober 2019

Arbeitgeber sind in die Pflicht genommen

Der Datenschutz sollte im Arbeitsvertrag verankert werden, um Arbeitnehmer zu schützen.
Der Datenschutz sollte im Arbeitsvertrag verankert werden, um Arbeitnehmer zu schützen.

Arbeitnehmer und Verbraucher sind auf unterschiedliche Weise vor Willkür und Missbrauch geschützt. Wird ein Arbeitsvertrag aufgesetzt, welcher unvollständig oder in irgendeiner anderen Form nicht legitim ist, können Arbeitgeber deshalb schnell in die Bredouille kommen.

Datenschutz ist heutzutage in aller Munde – dieser wird nicht nur beim privaten Surfen, sondern auch oder vor allem gerade in einem Beschäftigungsverhältnis wichtig. Denn: Arbeitnehmerdatenschutz beginnt schon, bevor die eigentliche Arbeit aufgenommen wird.

Dementsprechend muss Datenschutz bereits im Arbeitsvertrag Anwendung finden. Was zu beachten ist, ist hier zusammengefasst.

FAQ: Datenschutz beim Arbeitsvertrag

Welche schützenswerten Daten sind im Arbeitsvertrag enthalten?

Üblicherweise sind im Arbeitsvertrag personenbezogene Daten enthalten. Daher empfiehlt es sich, eine Datenschutzvereinbarung in den Arbeitsvertrag einzuschließen (Arbeitnehmerdatenschutz).

Müssen Arbeitnehmer eine Datenschutzerklärung unterzeichnen??

Arbeitnehmer, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen eine Datenschutzerklärung unterzeichnen.

Was muss ich als Arbeitgeber beachten?

Sind Sie unsicher, ob und in welchem Umfang der Datenschutz im Arbeitsvertrag gegeben ist, sollten Sie Ihren Datenschutzbeauftragten konsultieren.

Jeder Arbeitsvertrag sollte eine Datenschutzklausel beinhalten

Insofern es sich nicht um Tarifverträge handelt, können Arbeitsverträge relativ unterschiedlich aussehen. Dennoch müssen sie ein Mindestmaß an Informationen enthalten, da der Arbeitgeber sich sonst strafbar macht.

Hierzu zählt – neben der individuellen Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses – dass der gesetzlich vorgeschriebene Datenschutz im Arbeitsvertrag eine umfassende Erläuterung findet. Dieser ist ein Teil des vorgeschriebenen Datenschutzes am Arbeitsplatz. Bei der Aufsetzung sollten dabei verschiedene Teilbereiche beachtet werden:

Arbeitnehmerdaten oder Kundendaten?

Zunächst einmal muss klar gestellt werden, von wem und wie welche Daten erhoben werden. In Bezug auf Datenschutz muss der Arbeitsvertrag hier zwischen Arbeitnehmerdaten und Kundendaten unterscheiden: Zum einen geht es natürlich darum, den Arbeitnehmer aufzuklären. Zum anderen soll dieser natürlich auch entsprechend sensibilisiert werden.

Je nach Berufsbranche müssen an dieser Stelle zusätzlich Schweigepflichterklärungen oder ähnliche Verpflichtungen abgelegt werden.

Datenerhebung im Arbeitsvertrag umfassend erläutern

Es bietet sich an, alle datenschutzrechtlichen Angelegenheiten in einem extra Teilabschnitt zusammenzufassen. Dies erleichtert die Formulierung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer können so zentral alle Informationen finden.

Datenschutz im Arbeitsvertrag bedeutet zuvorderst eine Informationspflicht. Hier ist es wichtig, alle Arten der Datenerhebung aufzuzählen und zu erläutern, weshalb diese abgegriffen werden und ggf. wie lange die so verzeichneten Informationen gespeichert werden. Hierzu zählen neben dem Filmen des Arbeitsplatzes auch allerlei technische Daten, wie angelegte Profile und ähnliches.

Verpflichtung des Arbeitnehmers auf das Datengeheimnis

Beachten Sie: Laut § 5 BDSG müssen Arbeitgeber andere Arbeitnehmer, welche personenbezogene Daten erheben, auf das Datengeheimnis verpflichten! Das bedeutet, dass betroffene Mitarbeiter über den einzuhaltenden Datenschutz im Arbeitsvertrag aufgeklärt werden müssen. Zusätzlich muss eine Datenschutzerklärung unterzeichnet werden.

Besonders wichtig ist eine Datenschutzklausel im Arbeitsvertrag von Mitarbeitern, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.
Besonders wichtig ist eine Datenschutzklausel im Arbeitsvertrag von Mitarbeitern, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.

Wenn nötig: zusätzliche Einwilligung der Arbeitnehmer einholen

Es gibt bestimmte Arten von Daten, welche für das Beschäftigungsverhältnis unerlässlich sind. Darüber hinaus erheben manche Arbeitsprozesse personenbezogene Daten und/oder geben diese weiter – solche Vorgänge müssen dem Arbeitnehmer nicht nur mitgeteilt werden, er muss diesen auch separat zustimmen.

Die bloße Erläuterung und Versicherung zum Datenschutz im Arbeitsvertrag reicht dann also nicht mehr aus. Sobald sie mehr Informationen abgreifen, als dies für das Arbeitsverhältnis notwendig ist, sollten betroffene Arbeitgeber eine Einwilligung zusätzlich unterzeichnen lassen. Allen weiteren Arten der Informationserhebung muss zugestimmt werden.

Sowohl das noch geltende BDSG als auch die künftig rechtskräftige EU-Datenschutzgrundverordnung bestimmen dies. Ausnahmen und Sonderregelungen gelten bspw. für Behörden.

Wenn Sie eine professionelle Einschätzung zum richtigen Datenschutz bezüglich Arbeitsvertrag und Arbeitsplatz allgemein benötigen, können Sie sich einen Datenschutzbeauftragten einbestellen.
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1 Kommentar

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  1. Hubert sagt:

    Sie schreiben: “Zusätzlich muss eine Datenschutzerklärung unterzeichnet werden.”

    Wo wird das gesetzlich gefordert?

    M.W. muss der Arbeitgeber seiner Informationspflicht nachkommen und Beschäftigte u.a. über Zweck der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten und seiner Betroffenenrechte informieren oder anders gesagt “in Kenntnis setzen”. Das kann bereits durch Aushändigung einer entsprechenden Datenschutzerklärung und Bestätigung der Kenntnisnahme unter den Arbeitsvertrag erfolgen, wenn dies nicht bereits mit der Einreichung und Eingangsbestätigung der Bewerbungsunterlagen erfolgt ist.

    Vor dem 25. Mai 2018 war es nach § 5 BDSG a.F. gesetzlich vorgeschrieben Beschäftigte auf das Datengeheimnis zu verpflichten – vorzugsweise durch Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung auf das Datengeheimnis. Dies kennt die DS-GVO und die neue Fassung des BDSG nicht mehr. Dennoch lässt sich aus den geltenen Datenschutzvorschriften eine Verpflichtung auf die Vertraulichkeit im Umgang mit Daten im Unternehmen abgeleiten. Eine solche Verpflichtungserklärung sollte vom Arbeitnehmer unterzeichnet und der Personalakte hinzugefügt werden.
    Die Beschreibung solcher Standardprozeduren erfolgt dann in einem Datenschutzkonzept und dient der Beschreibung des Datenschutzmanagementsystems.

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