Wie die Personalakte laut Datenschutz gehandhabt werden muss

Informationen am Arbeitsplatz gilt es zu wahren

Der Datenschutz für die Personalakte sieht vor allem strenge Einsichtsbeschränkungen vor

Der Datenschutz für die Personalakte sieht vor allem strenge Einsichtsbeschränkungen vor

Arbeitgeber sind Arbeitnehmern in vielerlei Hinsicht verpflichtet. Dazu gehört auch, einen Schutz ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Die stetig fortschreitende Technologisierung macht dies zwingend nötig, da sonst Grundrechte verletzt würden.

Aus diesem Grund existiert ein umfangreicher Gesetzeskatalog zur Handhabe von Daten. Auch eine korrekte Führung und Aufbewahrung der Personalakte gehört zum Datenschutz im Unternehmen, welchen die Arbeitgeber zwingend einzuhalten haben.

Im Nachfolgenden finden Sie Erläuterungen dazu, was der Datenschutz für die Personalakte bedeuten kann.

Die Personalakte ist eine personenbezogene Erhebung von Daten

Eine Personalakte meint im Arbeitsrecht eine Sammlung an Unterlagen, welche Arbeitgeber über Arbeitnehmer führen. Darin sind in der Regel Informationen zum Arbeitsverhältnis und Personalien aufgelistet. Dazu zählen u.a. das Bewerbungsanschreiben, der unterzeichnete Arbeitsvertrag, etwaige Abmahnungen und ähnliches.

Dass die Personalakte logischerweise dem Datenschutz unterliegt, wird nicht nur durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bestimmt. Im Bundesbeamtengesetz hat sie in § 106 einen eigenen Abschnitt. Dort heißt es u.a.:

Sie (die Personalakte) ist vertraulich zu behandeln und durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.

Das ist nur logisch, schließlich beinhaltet sie eine Reihe von höchst privaten Informationen. Außerhalb von Tarifverträgen sind Personalakten nicht genormt. Dennoch haben auch private Arbeitgeber den gleichen Vorlagen zu entsprechen. Es gibt also verschiedene Rechte und Pflichten, welche sich durch die Personalakte hinsichtlich Datenschutz ergeben.

Was datenschutzrechtlich zu beachten ist

Für eine elektronische bzw. digitale Personalakte gilt der Datenschutz gleichermaßen wie für analoge Mappen

Für eine elektronische bzw. digitale Personalakte gilt der Datenschutz gleichermaßen wie für analoge Mappen

Dies beginnt schon bei der Aufbewahrung: Personalakten sind akkurrat zu führen, zudem sollten sie durch verschiedene Maßnahmen durch eine Einsichtnahme von außen geschützt sein. Dies bezieht sich natürlich sowohl auf analoge als auch digitale Personalakten gleichermaßen.

Wie bei jeder Datenerhebung muss der Mitarbeiter nicht nur darüber informiert werden, dass eine solche Akte über ihn geführt wird – er muss dieser auch zustimmen. Zudem bestimmt der Datenschutz: In die Personalakte dürfen ein Vorgesetzter oder, in Ausnahmefällen, andere befugte Leute Einsicht nehmen. Ansonsten gilt dafür Sorge zu tragen, dass eine Einsicht auf den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer beschränkt ist.

Weiterhin besteht die Pflicht, dass der Arbeitgeber bei Inanspruchnahme dieses Rechtes alle Dokumente und Dateien zeigt. Er darf vorher weder etwas hinzufügen noch etwas weglassen. Bei einer Personalakte muss hinsichtlich Datenschutz eben auch gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer ausnahmslos über alle erhobenen Daten informiert wird. Ein Vorenthalten wäre rechtswidrig.

Arbeitnehmer haben zudem das Recht, Unterlagen aus ihrer Personalakte zu kopieren – dies muss jedoch selbst bezahlt werden. Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer diese jedoch nicht aushändigen – das heißt, die Personalakte kann nicht einfach mal einen Tag mit nach Hause genommen werden. Desweiteren darf der Arbeitgeber Angaben berichtigen, insofern diese falsch sein sollten, oder aber weitere hinzufügen. Hier kommt auch der Datenschutzbeauftragte ins Spiel: Dieser hat nicht nur die oben erwähnte pflichtgemäße Führung zu kontrollieren, er ist auch Ansprechpartner, sollte bei der Personalakte ein fehlender Datenschutz festgestellt werden.

Eine besondere Verpflichtung zum Datenschutz besteht generell in der gesamten Personalabteilung. Diese erheben in der Regel ständig und automatisiert personenbezogene Daten.

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2 Kommentare

  1. Smilie sagt:

    Darf Vorgesetze Notizen über jeden Mitarbeiter in der Abteilung ungesichtert ins Laufwerk stellen? bei einer Kollegin schrieb sie sogar den Grad der Behinderung dazu. Dazu teilweise persönliche negative Meinunungen der einzelnen Personen? Jeder Mitarbeiter hatte Zugriff auf diese Unterlagen. Darüber haben sich dann ausgetauscht.

    Handelt es sich dabei um Missbrauch um einen Verstoss gegen das Datenschutzgesetz?

    • bussgeldkatalog.org sagt:

      Hallo Smilie,

      dies sind in der Tat sehr persönliche Informationen, welche vom Arbeitgeber unbedingt zu schützen sind. Sie können Ihren Vorgesetzten darauf hinweisen oder sich an den einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten wenden.

      Die Redaktion von bussgeldkatalog.org

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