Datenschutzaudit: Maßnahmen zum Datenschutz überprüfen
Von bussgeldkatalog.org, letzte Aktualisierung am: 18. Mai 2023
Datenschutz: Das Audit soll Vertrauen schaffen
Ohne IT sind die meisten Unternehmen nicht mehr arbeitsfähig. In Zeiten von Big Data, Cloud Computing und zunehmender Digitalisierung wird der Datenschutz immer wertvoller. Regelmäßig kommt es zu Skandalen, wenn bei namenhaften Firmen personenbezogene Daten entwendet oder missbräuchlich verwendet werden.
Bei vielen Kunden führt dies zu Unsicherheit. Daher ist der Umgang einer Firma mit dem Datenschutz für viele Kunden bereits ein Kriterium, das in die Kaufentscheidung einfließt.
Mittels Datenschutzaudit können Unternehmen und Behörden, schlicht alle Stellen, welche Informationen speichern und verarbeiten, Vertrauen beim eigenen Klientel schaffen. Was unter einem Datenschutzaudit zu verstehen ist und wie das Verfahren abläuft, erörtert der folgende Ratgeber.
Inhaltsverzeichnis:
FAQ: Datenschutzaudit
Beim Datenschutzaudit handelt es sich um eine Prüfung, inwieweit die Datenschutzbestimmungen in einem Unternehmen bereits umgesetzt wurden (Ist-Zustand) und wo ggf. noch Verbesserungsbedarf bei der Umsetzung von DSGVO und BDSG besteht (Soll-Zustand).
Beim Audit werden die Datenschutzmaßnahmen in folgenden drei Bereichen geprüft:
1. Allgemeiner Datenschutz (Organisation, Informationspflichten, Verarbeitungsverzeichnis usf.)
2. Datenverarbeitung (Zugangskontrolle, Umgang mit personenbezogenen Daten usf.)
3. Informationssicherheit (technische und organisatorische Maßnahmen zur Absicherung der Datensätze)
Der Audit kann sowohl durch den Datenschutzbeauftragten sowie andere Mitarbeiter des Unternehmens (intern) oder aber durch externe Auditoren durchgeführt werden.
Juristischer Rahmen vom Audit zum Datenschutz
Um den Datenschutz und die Datensicherheit in Deutschland gewähren zu können, wurde das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) vom Gesetzgeber erlassen. Dieses regelt den Großteil der Maßnahmen und Anforderungen, welche im Rahmen des Datenschutzes erbracht werden müssen. So ist beispielsweise ein Datenschutzbeauftragter für jedes Unternehmen, welches personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, Pflicht. Es müssen aber noch weitere Anforderungen erfüllt werden, um einen umfassenden Datenschutz sowie die Datensicherheit gewährleisten zu können.
Da der Umgang einer Firma mit den Daten für viele Kunden immer wichtiger wird, stellt die Zertifizierung eines Unternehmens häufig einen Wettbewerbsvorteil dar. Aus diesem Grund sah der Gesetzgeber in der alten Fassung des BDSG diesbezüglich ein sogenanntes Datenschutzaudit vor. Unter § 9a BDSG a. F. hieß es:
Zur Verbesserung des Datenschutzes und der Datensicherheit können Anbieter von Datenverarbeitungssystemen und -programmen und datenverarbeitende Stellen ihr Datenschutzkonzept sowie ihre technischen Einrichtungen durch unabhängige und zugelassene Gutachter prüfen und bewerten lassen sowie das Ergebnis der Prüfung veröffentlichen.
Bei einem Datenschutzaudit können Firmen und öffentliche Stellen demnach ihre Verfahren, das Datenschutzkonzept sowie die Prozesse durch unabhängige Gutachter prüfen lassen. Nach erfolgreicher Zertifizierung können die Unternehmen damit werben.
Maßgeblich dabei ist, ob die Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden. Für Unternehmen kann ein solches Datenschutzaudit daher zu einem Kraftakt werden, da häufig Workflows und Prozesse angepasst und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden müssen.
Wer führt ein Datenschutzaudit durch?
Im Gesetz stand zum Thema Datenschutzaudit, dass dieses durch unabhängige Gutachter erfolgen musste. Entsprechend haben sich eine Vielzahl von Prüfinstitutionen herausgebildet, welche diese Dienstleistung durchführen bzw. entsprechend den Unternehmen beratend zur Seite stehen.
Die Zertifizierungen sind aber nicht einheitlich, da das geplante Datenschutzauditgesetz, welches nähere Anforderungen an die Prüfung und Bewertung, das Verfahren sowie die Auswahl und Zulassung der Gutachter nicht umgesetzt wurde. Ein einheitlicher und transparenter Rahmen fehlt demnach in Deutschland.
Datenschutzaudit: Checkliste und Fragenkatalog
Wie zuvor ausgeführt, gibt es keine einheitlichen Vorgaben für den Datenschutzaudit. Allerdings gilt es dabei grundsätzlich die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz zu überprüfen. Dabei gilt es unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Sind Datenschutzleitlinien oder ein Datenschutzkonzept vorhanden?
- Werden Löschfristen eingehalten?
- Existieren Regelungen und Vorgaben für den Umgang mit Datenschutzverletzungen gemäß Art. 33 DSGVO?
- Wurde ein Datenschutzbeauftragter bestellt?
- Gibt es Regelungen für den Umgang mit Anfragen von Betroffenenanfragen gemäß Art. 15 DSGVO?
- Werden die Informationspflichten gemäß § Art. 13 f. DSGVO erfüllt?
- Haben Mitarbeiter vor dem Kontakt mit personenbezogenen Daten eine Verpflichtungserklärung unterzeichnet?
- Erhalten die Mitarbeiter regelmäßig Schulungen zum Datenschutz?
- Erfolgt wenn möglich eine Pseudonymisierung von Daten gemäß Art. 32 DSGVO?
- Werden Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit gemäß Art. 32 DSGVO ergriffen (Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs- und Trennungskontrollen)
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